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Las dietas y las asignaciones de viaje no son gastos de representación

En el anterior post expliqué qué se entiende por “gastos de representación” y “sobresueldos”, conceptos muy en boga últimamente, sobre todo a raíz de escándalos como el de las “tarjetas black” de determinada entidad financiera o el conocido caso Mercurio. Como ya anticipé entonces, hoy trataré las dietas y las asignaciones de viaje dado que, a la vista de las informaciones publicadas, existe mucha confusión.

La Ley del IRPF (LIRPF) determina que deberán ser consideradas como rendimiento del trabajo las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan. Es decir, a partir de determinados importes, estos conceptos pasarán a formar parte del salario de quien los perciba.

Ni que decir tiene que lo que les voy a relatar no pacifica la situación creada por la administración Tributaria y que esta partida de gasto, cuando hay una inspección en la empresa pagadora, suele ser un caballo de batalla con la Administración. Esto es debido, en gran medida, a que para la empresa se trata de un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades mientras que para el trabajador no es un ingreso integrable en su base imponible. Esta asimetría es la que genera que estos gastos puedan prestarse a mala praxis. Se trata pues, de un gap auspiciado por la normativa que genera una gran controversia entre empresa, trabajador y Hacienda. De nuevo, la norma no ayuda.

Aparte de los importes que se consideran exentos de IRPF para el trabajador que percibe el importe, condición necesaria pero no suficiente es la correcta acreditación y justificación del desplazamiento:

Asignaciones para gastos de locomoción. Si se trata de transporte público, la factura o ticket y si se utiliza vehículo propio, 0,19 €/km. Debo resaltar que a veces los convenios colectivos asignan importes superiores y la empresa debe considerar que la diferencia es una retribución salarial, con las consecuencias en el IRPF del empelado.

Asignaciones para gastos de manutención y estancia. En principio, se acepta todo gasto generado en el municipio distinto del lugar de trabajo o que sea residencia del empleado (ojo aquí) siempre que sean “gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería”. Para disipar lo que es “normal” y lo que no lo es, la norma aclara:

Cuando se ha pernoctado:

  • Gastos de estancia (hoteles). Se aceptan los importes “justificados”, lo que implica que, en principio con la factura del hotel bastaría aunque no solo. No me extenderé sobre este punto pero hay que acreditar, entre otras cosas, la motivación de ese desplazamiento.
  • Gastos de manutención (comidas). Se limitan a 53,34 €/día dentro del territorio español, o 91,35 €/día en territorio extranjero, con independencia que sea Marruecos o Nueva York.

Cuando no se ha pernoctado:

  • Gastos de estancia (hoteles). No se generarían, por lo que no hay discusión sobre esta partida.
  • Gastos de manutención (comidas). Se limitan a 26,67 €/día dentro del territorio español, o 48,08 €/día en territorio extranjero, de nuevo, con independencia del tipo de “territorio extranjero” en el que nos encontremos.

El personal de vuelo, los funcionarios con destino en el extranjero y otras singularidades no se ven afectadas por esta restricción que sí afecta al común de contribuyentes del IRPF.

Para acabar, será por aquello de que “Hacienda somos todos” que la norma especifica en el artículo 17.2.b de la LIRPF que no existe límite ni se exige justificación “de la realidad del desplazamiento ni del gasto realizado” a los diputados españoles en el Parlamento Europeo, los diputados y senadores de las Cortes Generales ni los concejales de ayuntamiento. ¿Cómo se quedan?